اصول نامه‌ نگاری | با اصول نامه نگاری اداری آشنا شوید

0

بسیاری از افراد با آگاهی از اصول نامه‌ نگاری به راحتی می توانند مفاهیم و خواسته خود را به فرد مقابل انتقال دهند و به هدف شان برسند. نامه نگاری به خصوص در ادارات دارای اصولی است که عدم توجه به آن ها ممکن است برای تان دردسر ایجاد کرده و یا کارتان را عقب بیاندازد. سپردن این کار به دست افرادی که با چهارچوب های اداری آشنایی دارند نیز به شما برای پیشبرد کارهایتان کمک می‌کنند. اما اگر خودتان نامه نگاری را فرا بگیرید می توانید از آن در هر مکاتبه ای استفاده بکنید. مرکز کاردوک علاوه بر برگزاری دوره های آشنایی با نامه نگاری به شما مشاوره و خدمات لازم جهت پیشبرد مسیرهای اداری ارائه می دهد.

برای دریافت مشاوره در زمینه اصول نامه نگاری می‌توانید با مشاوران مرکز مشاوره کاردوک از طریق شماره 09351520300 تماس بگیرید.

اصول نامه‌ نگاری

با یادگیری اصول نامه نگاری غیر از نامه های اداری می توانید برای نوشتن نامه‌های دوستانه، نامه به آشنایان و یا خویشاوندان یک شروع و یک پایان خوب داشته باشید. بنابراین ابتدا لازم است با انواع نامه ها، اصول، نحوه انتخاب عنوان و سایر موارد آشنایی پیدا کنید.

انواع نامه‌ها

شما قبل از شروع به نوشتن باید در نظر داشته باشید که مخاطبتان کیست و چه فرد یا سازمانی قرار است نامه شما را بخواند. عدم توجه به خواننده نامه، محتوای شما را بی ارزش و فاقد اعتبار می کند. در زیر 5 دسته از انواع نامه ها را اشاره کرده ایم.

  • نامه اداری و حقوقی
  • نامه خویشاوندی
  • نامه‌های دوستانه
  • نامه‌های کوتاه
  • نامه‌های گویا

اصول دقیق نامه نگاری

در دنیای دیجیتال امروزی نامه نگاری نیز دچار تحولاتی شده است. شما با دانستن اصول نامه نگاری به طور مفید می توانید از آن ها در نامه های دیجیتال خود نیز استفاده بکنید.

انتخاب کاغذ مناسب

انتخاب کاغذ مناسب یکی از اصول مهم و کاربردی برای نامه نگاری اداری است. از این رو باید بتوانید کاغذ مناسبی را برای نوشتن نامه‌های خود استفاده کنید. کاغذ شما باید خط دار، تمیز و یک دست باشد. هرگز کاغذی را به دو نیم پاره نکنید تا در آن نامه بنویسید. سایز کاغذ شما باید متناسب با مخاطب یا ارگان مورد نظر باشد. اگر برای نزدیکان خود نامه می‌نویسید باید از کاغذ با سایز کوچکتر و اگر برای افراد در ادارات و شر‌کت‌ها نامه می‌نویسید، باید از کاغذ با سایز بزرگ استفاده کنید.
در مورد نامه های دیجیتال نیز اسم کاربری و آدرس صندوق پست الکترونیکی (e-mail) که با آن نامه را ارسال می کنید اهمیت دارد.

اصول نامه‌ نگاری | قلم مناسب

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نامه نگاری خوب استفاده از قلم مناسب است. قلم شما باید رنگ پس ندهد و رنگ واضحی داشته باشد. از این رو برای نوشتن می‌توانید از روان نویس استفاده کنید. ترجیحاً رنگی که برای نوشتن انتخاب می‌کنید باید مشکی و یا آبی پر رنگ باشد. در نامه های دیجیتال نیز این مورد اهمیت زیادی دارد. اندازه و رنگ حروف را باید طوری انتخاب کنید که به راحتی خوانده شود.

خط خوش و خوانا

هر چقدر دست خط شما زیبا و چشم نواز باشد، خواننده را به خود جلب می‌کند، به خصوص در نامه‌های اداری. از این رو فرد ترغیب می‌شود تا انتهای نامه شما را بخواند. پژوهشگران معتقدند که نوشتن نامه با یک خط زیبا مطلب را برای فرد جذاب‌تر نشان می‌دهد. از این رو سعی کنید با صبر و حوصله بنویسید تا دست خط شما خراب نشود. بنابراین در نامه های دیجیتال نیز از فونت زیبا می توانید استفاده کنید. فونت b nazanin یکی از محبوب ترین فونت ها در تایپ فارسی است.

اصول نامه‌ نگاری | استفاده از پاکت نامه

بسته بندی نامه‌ به صورت خیلی شیک و تمیز در پاکت نشان دهنده وجهه اجتماعی شماست، چرا که این نشان دهنده احترام به مخاطب است. برای نامه‌های اداری از پاکت‌های نامه رسمی که کاملاً سفید هستند استفاده کنید و برای نامه‌ها دوستانه می‌توانید از پاکت‌های فانتزی و رنگی استفاده کنید. پس در انتخاب پاکت نامه خود دقت داشته باشید.

عناوین مهم در اصول نامه‌ نگاری

نام و یاد خدا

در نامه‌های رسمی (به خصوص در ایران) بسیار معمول است که در ابتدای کاغذ سخن خود را با بسمه تعالی آغاز می‌کنند. به کار بردن نام خدا در نامه های مربوط به آموزش و پرورش، وزارت خانه ها، بیمه، دادگستری و سایر ادارات بسیار مرسوم و به نحوی چهارچوب نامه نوشتن می باشد. حال آن که در نامه های دوستانه نوشتن آن کمی عجیب به نظر شاید برسد.

عنوان

در نامه‌های رسمی بعد از نام خدا عنوان را قرار می‌دهند. مثل «درخواست استخدام برای نهاد دولتی». در نامه‌های دوستانه هم باید عنوان درج گردد. به یاد داشته باشید که انتخاب عنوان بسیار اهمیت دارد، چرا که اولین قدم برای جذب مخاطب به خواندن نامه شماست.

سلام و درود

در این قسمت بعد از عنوان چه در نامه‌های دوستانه و چه در نامه‌های رسمی باید با سلام و درود آغاز کنید. می‌توانید نام فردی که قرار است او را مخاطب قرار دهید را درج کنید. در نامه‌های رسمی نام و فامیل فرد مورد نظر را به صورت رسمی و در نامه‌های دوستانه نام فرد را می‌توانید خودمانی‌تر درج کرده و سلام و درود خود را تقدیم آن کنید.

متن

متن نامه باید کلیه نکات مهمی را که شما می‌خواهید به طرف مقابل خود بگویید را در برداشته باشد. متن نامه باید ساده و روان باشد. برای نامه‌های اداری هم بهتر است از کلمات پارسی و با ادبیات بسیار ساده و رسمی منظور خود را برسانید. در نامه‌های دوستانه می‌توانید متن خود را خودمانی‌تر بنویسید.

پایان نامه

پایان نامه شما باید به نوعی خلاصه کلام شما و خداحافظی باشد. برای نامه‌های رسمی می‌توانید پایان نامه خود را با عبارت با احترام و برای نامه‌های دوستانه با عبارت سپاسگزارم آن را به پایان برسانید.

نکات مهم در اصول نامه‌ نگاری

1- قواعد گرامری را به طور کامل رعایت کرده و دقت کنید فعل و فاعل را درست و در جای خود قرار دهید.

2- در انتخاب کلمات خود دقت کنید بیش از حد ساده و بیش از حد پیچیده نباشد.

3- در طول نوشتن دائم به خود یادآوری کنید که مخاطب شما چه کسی است.

4- نقطه‌گذاری، گیومه، پرانتز و… را به صورت دقیق در نامه خود مشخص کنید تا مخاطب بداند که در کجا جمله شما به پایان می‌رسد.

نتیجه گیری درباره اصول نامه‌ نگاری

یادگیری اصول نامه نگاری به شما کمک می‌کند که بتوانید بهترین نامه‌ها را برای افراد مختلف و نهادهای گوناگون بنویسید. هر چقدر این کار را حرفه‌ای‌تر انجام دهید نتیجه‌ای که از نامه‌ی خود دریافت می‌کنید همانی است که به دنبالش بودید. اصول نامه نگاری حرفه‌ای را باید تمرین کنید تا بتوانید در این کار خِبره شوید.

سؤالات متداول در خصوص اصول نامه‌ نگاری

سایز کاغذ نامه‌های اداری باید چقدر باشد؟

در نامه‌های اداری می‌توانید بسته به حجم نامه از کاغذ  A4 و A5 استفاده کنید.

آمادگی برای نوشتن نامه‌ چقدر مهم است؟

نخستین مرحله برای هر نوع نوشتن چه اداری و چه غیر اداری آمادگی در نوشتن نامه است. برای نوشتن یک نامه باید هم از نظر فکری و هم از نظر فیزیکی آمادگی لازم را داشته باشید و بعد از آن می‌توانید با آموزش نامه نگاری یک نامه مناسب تهیه نمایید.

برای دریافت مشاوره در زمینه اصول نامه نگاری می‌توانید با مشاوران مرکز مشاوره کسب و کار کاردوک از طریق شماره 09351520300 تماس بگیرید.

یک پاسخ بگذارید

ایمیل شما منتشر نمی شود